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Politique relative aux lanceurs d’alerte

POLITIQUE RELATIVE AUX LANCEURS D’ALERTE VERSION 1.0 (février 2023)

TABLE DES MATIÈRES

Objet
Définitions
Champ d'application de la Politique
Procédure de Signalement
Confidentialité et anonymat
Protection des Lanceurs d'Alerte
Mesures de protection pour les personnes concernées
Traitement des données à caractère personnel

1. Objet

Milcobel fait tout son possible pour exercer ses activités en conformité avec l'ensemble des lois, règles et réglementations applicables et les normes éthiques les plus strictes. Cet engagement et ces exigences s'appliquent aussi bien en interne, à l'égard des membres du personnel, qu'en externe, dans le cadre de notre collaboration avec des clients, des fournisseurs ou des tiers.

Milcobel souhaite maintenir et promouvoir une culture d'entreprise caractérisée par des valeurs éthiques et des principes, tels que l'honnêteté et la transparence. Il est ainsi de notre responsabilité commune de signaler en interne tout fait susceptible de nuire à Milcobel.

Nous souhaitons organiser cela d'une manière qui garantisse à chacun que ces signalements peuvent être faits sans risque de représailles et avec la garantie d'une enquête équitable et confidentielle.

Pour faciliter pleinement de telles démarches, un système de signalement est mis en place, en complément des procédures opérationnelles et de contrôle interne existantes afin de détecter et de limiter les violations relevant du champ d'application de la loi sur les lanceurs d’alerte.

2. Définitions

Pour l'interprétation, la compréhension et l'exécution de la présente Politique, les expressions suivantes ont la signification indiquée ci-dessous, pour autant que celle-ci soit compatible avec le contexte :

Politique : le présent dispositif établissant les modalités et conditions du système de Protection des Lanceurs d’Alerte.
Protection : toutes les mesures requises imposées par Milcobel pour préserver la confidentialité de l'identité du Lanceur d'Alerte et de son Signalement. Il comprend également toutes les mesures à prendre pour protéger le Lanceur d'Alerte contre toute forme de Représailles en vertu de la Directive sur les Lanceurs d'Alerte.
Signalement Externe : la communication d'informations sur des Violations aux autorités compétentes ou aux autorités publiques, et sans passer par l’intermédiaire du Canal de Signalement.
Violation : un acte ou une omission qui viole ou contredit directement l'objet ou l'application des règles relevant du champ d'application matériel de la Loi sur les Lanceurs d’Alerte, à savoir :
- toute violation des dispositions légales ou réglementaires (d’exécution) relatives à/aux :
  - marchés publics ;
  - services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
  - sécurité et conformité des produits ;
  - sécurité des transports ;
  - protection de l'environnement;
  - radioprotection et sûreté nucléaire ;
  - sécurité des aliments destinés à l'alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux ;
  - psanté publique ;
  - protection des consommateurs ;
  - protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
  - lutte contre la fraude fiscale ;
  - lutte contre la fraude sociale.
- les violations portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne ;
- les violations relatives au marché intérieur, y compris les infractions aux règles de l'Union européenne en matière de concurrence et d'aides d'État, ainsi que les infractions relatives au marché intérieur liées à des actes contraires aux règles de l'impôt sur les sociétés ou à des arrangements visant à obtenir un avantage fiscal qui va à l'encontre de l'objet ou de l’objet de la législation applicable en matière d'impôt sur les sociétés.
Signalement Interne : la communication d'informations sur des Violations au sein de Milcobel par l'intermédiaire du Canal de Signalement..
Lanceur d’Alerte : personne physique qui rapporte ou divulgue publiquement des informations sur une Violation (éventuelle) obtenues dans un Contexte Professionnel et visée à l'article 3.1.
Canal de Signalement : la plateforme pour les Signalements Internes mise en place par Milcobel et qui est accessible via : https://milcobel.integrityline.app/ . Le Canal de Signalement offre la possibilité d'effectuer un Signalement Interne à deux niveaux :
- un Signalement auprès du Milcobel Group Whistleblowing Office ; et
- un Signalement au niveau de chaque entité juridique de Milcobel occupant plus de 250 travailleurs, géré par un ou plusieurs Gestionnaire(s) de Signalement lié(s) à cette entité spécifique et/ou un prestataire de services expert désigné en externe.
Directive sur les Lanceurs d’Alerte : la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union.
Loi sur les Lanceurs d’Alerte : la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé.
Signalement : le signalement (Interne ou Externe) de Bonne Foi d'une Violation (éventuelle).
Gestionnaire(s) de Signalement : l'équipe responsable de la réception et du suivi des Signalements dans le cadre de la Politique.
En fonction du Signalement en cause, cette équipe peut toujours être élargie/remplacée par des experts (externes), qui apporteront leur soutien aux enquêtes sur les Signalements et s'occuperont de l'outil de Signalement Interne.
Milcobel : Milcobel SV (BCE 0870.019.427) ainsi que toutes les sociétés affiliées au sens de l'article 1:20 du Code des Sociétés et Associations.
Milcobel Group Whistleblowing Office: le(s) Gestionnaire(s) de Signalement responsable(s) du traitement des Signalements faites par l'intermédiaire du Canal de Signalement, à savoir le département juridique du Group Milcobel, soutenu(s), si nécessaire, par le service Audit Interne de Milcobel et/ou par un prestataire de services expert désigné en externe.
Public Disclosure:the public release of information about Breaches.
Bonne Foi : le Lanceur d'Alerte a des motifs raisonnables de croire qu'il existe une Violation éventuelle, étayée par des faits et des données, et n'est pas motivé par un quelconque intérêt personnel.
Représailles : tout acte ou omission direct ou indirect suscité par un Signalement Interne ou Externe ou une Divulgation Publique, et qui cause ou peut causer un préjudice injustifié au Lanceur d’Alerte.
Contexte Professionnel :tel que défini dans la Directive européenne sur les Lanceurs d'Alerte, désigne les activités professionnelles présentes ou passées au sein de Milcobel, indépendamment de la nature de ces activités, par lesquelles des personnes obtiennent des informations sur des Violations et dans le cadre desquelles ces personnes pourraient faire l'objet de Représailles si elles signalaient de telles informations.

3. Champ d’application de la Politique

3.1 In scope

La Politique s'applique à toutes les personnes qui, de Bonne Foi, signalent une Violation après avoir obtenu, dans un Contexte Professionnel, des informations. Il s'agit notamment, mais sans s'y limiter, des personnes suivantes :

Les salariés, les délégués à la gestion journalière et les administrateurs indépendants de Milcobel ;
les contractants, consultants, prestataires de services, fournisseurs et partenaires commerciaux de Milcobel ;
les actionnaires et toute autre personne exerçant des fonctions de direction, de gestion et/ou d'administration au sein de Milcobel. Cela inclut également les membres non exécutifs de Milcobel, les bénévoles et les stagiaires, quelle que soit leur rémunération.

Par ailleurs, la Politique s'applique non seulement aux Lanceurs d'Alerte ayant une relation professionnelle continue avec Milcobel, mais aussi à toutes les personnes qui (i) signalent des Violations survenues au cours d'une relation déjà terminée ; ou (ii) n'ont pas encore commencé la relation de travail (par exemple, à la suite d'informations obtenues au cours d'une phase de recrutement). Enfin, sont également pris en compte :

es « facilitateurs », c'est-à-dire les personnes physiques qui aident un Lanceur d'Alerte à signaler une Violation présumée ;
tout tiers - tel que les collègues et les membres de la famille - lié au Lanceur d'Alerte et susceptible d'être victime de Représailles sous quelque forme que ce soit ;
toute entité juridique à laquelle le Lanceur d'Alerte est lié.

3.2 Out of scope

La Politique ne vise pas à s'opposer aux décisions commerciales et/ou financières de Milcobel, ni à discuter de faits qui font l'objet d'autres politiques, réglementations ou procédures spécifiques (par exemple en matière de harcèlement sur le lieu de travail).

4. Procédure de Signalement

4.1 Quand faut-il faire un Signalement ?

Le Lanceur d'Alerte doit agir de Bonne Foi.
Il est primordial que les préoccupations soulevées soient authentiques et ne reposent pas sur de simples ragots ou rumeurs. Emettre des allégation sur le comportement inapproprié d’une personne peut être préjudiciable pour cette personne ainsi que pour d'autres, il est donc important que toutes les allégations puissent être étayées par des informations suffisantes.

4.2 Que faut-il signaler ?

Toutes les Violations définies à l'article 2 peuvent être signalées.

4.3 Comment effectuer un Signalement ?

Conformément à l'avis des autorités de l'UE et des partenaires sociaux, il est conseillé de signaler les Violations par défaut par l’intermédiaire du Canal de Signalement Interne.

De cette manière, les Signalements peuvent toujours être traités rapidement par une équipe spécialisée et experte, qui a la compréhension nécessaire de la structure et des activités de Milcobel, afin de mener une enquête approfondie, avec des garanties pour le Lanceur d'Alerte contre d'éventuelles Représailles.

4.3.1 Signalement Interne

Le Canal de Signalement est une plateforme où les Lanceurs d'Alerte peuvent déposer un Signalement (anonyme) dans un environnement sûr et conforme. Le Canal de Signalement contient toujours des explications pour le Lanceur d'Alerte, si nécessaire, afin qu'il puisse compléter son Signalement de la meilleure façon possible. Veuillez noter que nous pouvons vous demander l’autorisation d'enregistrer une conversation téléphonique, un message vocal ou une réunion physique, ou de rédiger une retranscription complète et précise de la conversation. Tout cela dans le but de constituer un dossier objectif et de se conformer aux obligations d'archivage des Signalements.

Conformément aux lois et règlements applicables, les Gestionnaires de Signalement sont bien entendu tenus à la confidentialité. Si le Signalement n'est pas fait de manière anonyme, seuls les Gestionnaires de Signalement auront accès à l'identité du Lanceur d'Alerte.

4.3.2 Signalement Externe

Si un Lanceur d'Alerte choisit (suite à un Signalement Interne) de faire un Signalement par le biais du Canal de Signalement Externe, il/elle pourra s'adresser au Médiateur fédéral. (https://www.federaalombudsman.be/fr/lanceurs-dalerte).

4.3.3 Divulgation Publique

Les Lanceurs d'Alerte seront toujours protégés lorsqu'ils divulgueront publiquement des Violations à condition qu'ils remplissent les conditions énoncées ci-dessous. Les Divulgations Publiques ne doivent cependant être envisagées qu'en dernier recours.

Une personne qui effectue une Divulgation Publique ne peut en effet bénéficier d'une Protection que si l'une des conditions suivantes est remplie :

la personne a d'abord effectué un Signalement Interne et Externe, ou a immédiatement effectué un Signalement Externe, mais aucune mesure appropriée n'a été prise en réponse au Signalement dans un délai raisonnable ; ou
la personne a des motifs raisonnables de croire que :
- la Violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l'intérêt public ; ou
- en cas de Signalement Externe, il existe un risque de Représailles, ou il y a peu de chances qu'il soit véritablement remédié à la Violation, en raison des circonstances particulières de l'affaire, parce que, par exemple, des preuves peuvent être dissimulées ou détruites, ou qu'une autorité peut être de connivence avec l'auteur de la Violation ou être impliquée dans la Violation.

4.4 Enquête sur les Signalements

Milcobel garantit à tous les Lanceurs d'Alerte que tous les Signalements Internes effectués de Bonne Foi dans le cadre de la Politique feront l'objet d'une enquête approfondie et impartiale. Les mesures suivantes sont mises en œuvre :

Un Gestionnaire de Signalement accusera réception du Signalement au Lanceur d'Alerte dans les 7 jours suivant sa réception ;
Un Gestionnaire de Signalement procèdera à une évaluation initiale pour confirmer qu'il s'agit bien d'un Signalement valable entrant dans le champ d'application de la Politique ;
Un Gestionnaire de Signalement lancera l'enquête ;
Un Gestionnaire de Signalement assurera le suivi des Signalements et fournira un feedback au Lanceur d'Alerte. Il lui demandera des informations supplémentaires si nécessaire et dans la mesure possible ;
Le résultat final de l'enquête sera communiqué au Lanceur d'Alerte au plus tard trois mois après la réception du Signalement. Le contenu et l'étendue de ce feedback seront déterminés au cas par cas, pour autant que la communication de ces informations est autorisée et pertinente ;
Le cas échéant, les informations seront communiquées par le Gestionnaire de Signalement aux autorités compétentes ou aux autorités publiques en temps utile.

Si la Violation est avérée, Milcobel veille à ce que des mesures appropriées et proportionnées soient prises (par exemple, des mesures disciplinaires, un licenciement et/ou des poursuites judiciaires). En outre, Milcobel s'efforce de mettre en œuvre les mesures nécessaires pour prévenir, dans la mesure du possible, d'autres Violations de ce type.

5. Confidentialité et anonymat

Milcobel s'engage à préserver la confidentialité des Lanceurs d'Alerte ou des autres personnes qui fournissent des informations dans le cadre d'une enquête, de manière générale. L'identité du Lanceur d'Alerte ne sera divulguée à personne d'autre que les Gestionnaires de Signalement, sauf si le Lanceur d'Alerte donne son consentement explicite à cet effet.

Milcobel ne peut divulguer des informations que s'il s'agit d'une obligation nécessaire et proportionnée imposée par la loi dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires, y compris dans le but de protéger ses droits de la défense. Les Lanceurs d'Alerte sont informés avant que leur identité ne soit divulguée, sauf si cette information risque de compromettre l'enquête ou la procédure judiciaire en cours. Cette disposition s'applique également à toute autre information permettant de déduire directement ou indirectement l'identité du Lanceur d'Alerte.

Lorsque le Lanceur d'Alerte utilise l'un des Canaux de Signalement mentionnés précédemment (voir article 4.3), il est encouragé à s'identifier et à ne pas utiliser la possibilité d'un Signalement anonyme. Cela permet à Milcobel de plus facilement (i) mener l'enquête de manière approfondie ; (ii) fournir un feedback au Lanceur d'Alerte et (iii) garantir une Protection contre les Représailles.

6. Protection des Lanceurs d’Alerte

D'une manière générale, les Représailles ou les menaces de Représailles à l'encontre de personnes ne seront en aucun cas tolérées ou autorisées. Voici quelques exemples – non exhaustifs – de Représailles illicites :

toute forme d'adaptation défavorable du travail ;
rétrogradation ;
suspension ;
sanctions disciplinaires ;
menaces ;
intimidation ;
harcèlement.

Si un membre du personnel ou une partie avec laquelle Milcobel entretient une relation commerciale est confronté à un comportement qu'il/elle estime constituer des Représailles, nous demandons à cette personne de le signaler immédiatement par le biais du Canal de Signalement. Milcobel enquêtera alors sur le Signalement et prendra des mesures appropriées.

En ce qui concerne le Signalement des Violations, la Directive sur les Lanceurs d'Alerte impose en outre des mesures de protection spécifiques :

Lorsqu'un Lanceur d'Alerte communique des informations sur une Violation conformément à la Politique, il n'est pas considéré comme ayant enfreint une quelconque restriction à la divulgation d'informations et n'est en aucun cas responsable de cette communication, à condition qu'il ait eu des motifs raisonnables de croire que la communication était nécessaire pour découvrir une Violation.
Un Lanceur d'Alerte qui signale une Violation n'est pas responsable de l'acquisition des informations signalées ou divulguées ou de l'accès à ces informations, à condition que cette acquisition ou cet accès ne constitue pas en soi une infraction pénale. Si l'acquisition des informations ou l'accès à celles-ci constitue en soi une infraction pénale, sa responsabilité pénale pourra être engagée en vertu du droit national applicable.
Dans les procédures judiciaires, y compris les procédures pour diffamation, violation des droits d'auteur, violation des obligations de confidentialité, violation des règles de protection des données à caractère personnel, divulgation de secrets commerciaux ou demandes de dommages-intérêts en vertu du droit privé, du droit public ou du droit des conventions collectives de travail, les Lanceurs d'Alerte n'encourent aucune responsabilité du fait de leur Signalement d’une Violation ou de la Divulgation Publique d'une Violation.

Lorsqu'ils signalent une Violation, les Lanceurs d'Alerte peuvent en outre avoir droit aux mesures suivantes :

(a) un soutien juridique dans les procédures pénales et civiles transfrontalières conformément à la Directive sur les Lanceurs d'Alerte, ainsi qu'une assistance juridique et des conseils ;
(b) une assistance financière et d'autres mesures de soutien.

Enfin, il convient de souligner que même les Lanceurs d'Alerte qui signalent des Violations ne sont pas à l'abri de poursuites résultant de leur propre faute éventuelle :

Si un travailleur effectue un Signalement, il peut encore faire l'objet de poursuites en raison de faits qui n'ont rien à voir avec le Signalement ;
La communication d'informations fausses et/ou trompeuses dans le cadre d'une enquête sur un Signalement ne sera pas tolérée ;
Si l'acquisition ou l'accès aux informations utilisées pour le Signalement lui-même constitue une infraction pénale, elle peut donner lieu à des poursuites pénales.

7. Mesures de protection pour les personnes concernées

Nous attirons votre attention sur le fait que toute personne concernée par un Signalement a droit à un recours effectif et à un procès impartial, ainsi qu'à la présomption d'innocence et aux droits de la défense, y compris le droit d'être entendu et le droit d'accès au dossier.

L'identité des personnes concernées sera protégée pendant la durée de l'enquête menée à la suite du Signalement ou de la Divulgation Publique.

L'identité des personnes concernées par un Signalement sera également protégée.

8. Traitement des données à caractère personnel

Tout traitement de données à caractère personnel effectué dans le cadre d'un Signalement d’un Lanceur d’Alerte, y compris l'échange ou le transfert de données à caractère personnel par les autorités compétentes, est effectué conformément au règlement (UE) 2016/679 et à la directive (UE) 2016/680, ainsi qu’aux Politiques de protection de la privée applicables au sein de Milcobel.

Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d'un Signalement spécifique ne seront pas traitées ou, si elles sont traitées accidentellement, elles seront effacées sans délai.

Milcobel collabore avec un tiers soumis à des normes strictes de confidentialité et de sécurité pour le Canal de Signalement Interne et toute enquête initiée. Milcobel reste le responsable du traitement. Vos données à caractère personnel ne seront pas divulguées ou consultées par des membres du personnel non autorisés.