Privacyverklaring voor zakenpartners
PRIVACYVERKLARING VOOR ZAKENPARTNERS
Onderhavige privacyverklaring heeft tot doel onze zakenpartners te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens door ons. De actuele, geldende versie zal steeds te vinden zijn op onze website.
Verantwoordelijke voor de verwerking
De verantwoordelijke voor de verwerking is de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die bepaalt waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt en de wijze waarop.
De verschillende vennootschappen in de Milcobel groep (Milcobel of Wij) zijn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Een volledige lijst van de vennootschappen van Milcobel kan teruggevonden worden aan het einde van deze privacyverklaring, samen met hun volledig adres.
De vennootschappen zijn als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken overeengekomen dat MILCOBEL CV, met zetel te Fabriekstraat 141, 9120 Kallo, België, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0870.019.427, de concrete uitvoering van de verplichtingen inzake informatieverstrekking en de uitoefening van uw rechten in het kader van de verwerking van persoonsgegevens op zich neemt.
Betrokken personen
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle zakenpartners van Milcobel, zowel op natuurlijke personen als medewerkers van rechtspersonen, en in het bijzonder:
- Klanten;
- Leveranciers;
- Onderaannemers;
- Prospecten; en
- Sponsors.
Verwerkte persoonsgegevens en doeleinden van de verwerking
De volgende persoonsgegevens worden gewoonlijk van u bijgehouden: (niet-limitatief)
- Contactgegevens (Naam en voornaam; correspondentiegegevens, functie, etc.);
- Details omtrent uw hoedanigheid als zakelijke partner (bankrekeningnummer, bestellingen; inbreuken op afspraken; evaluaties van de samenwerking; etc.);
- Communicatiegegevens (bv. e-mailverkeer; briefwisseling; facturatie; etc.).
Wij voeren geen profiling activiteiten uit, en er worden dus geen automatische beslissingen genomen op die basis. De persoonsgegevens die wij verwerken, worden doorgaans door uzelf verstrekt of door andere groepsvennootschappen.
Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel in het kader van onze zakelijke relatie en gebruiken die niet voor andere doeleinden:
| Persoonsgegevens | Doeleinde van de verwerking | Wettelijke grondslag |
|---|---|---|
| Contactgegevens en Communicatiegegevens | Beheer van bestellingen en diensten | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomsten (cfr. artikel 6, b) AVG) |
| Om met u contact op te nemen (bv. bij het ontvangen van uw visitekaartje) met als doel een commerciële overeenkomst te sluiten | Noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van Milcobel (cfr. artikel 6.1, f) AVG) (nl. voor de commerciële belangen van Milcobel). | |
| Naleving van onze wettelijke verplichtingen inzake het werken met onderaannemers met het oog op risicobeheer | Wettelijke verplichtingen arbeidsrechtelijke, zekerheidsrechtelijke en regelgeving omtrent welzijn op het werk, terbeschikkingstelling en hoofdelijke aansprakelijkheid (cfr. artikel 6, c) AVG) | |
| Risicobeheer en naleving, andere dan voormelde samenwerking met onderaannemers | Gerechtvaardigd belang om risico’s en naleving te beheren (cfr. artikel 6, f) AVG) | |
| Financieel beheer van onze zakelijke relaties | Gerechtvaardigd belang om haar financiën effectief te beheren (cfr. artikel 6, f) AVG) | |
| Intra-groep rapportering | Gerechtvaardigd belang om op kwalitatieve wijze te kunnen rapporteren over commerciële activiteiten en zakelijke relaties (cfr. artikel 6, f) AVG) | |
| Regelen van zakelijke bijeenkomsten en overeenkomsten (bv. aankoop-, diensten, of sponsorovereenkomsten) | Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomsten met klanten, leveranciers, sponsors en onderaannemers (cfr. artikel 6, b) AVG) | |
| Organiseren van evenementen (o.a. regelen van verblijf en/of vervoer etc.) | Gerechtvaardigd belang om evenementen te organiseren met het oog op het sluiten van een overeenkomst met de klant, leverancier of onderaannemer (cfr. artikel 6, f) AVG) | |
| Marketingactiviteiten zoals het verzamelen en analyseren van gegevens en vragenlijsten om nieuwe producten te ontwikkelen of diensten te verbeteren | Gerechtvaardigd belang om haar goederen en diensten te verbeteren (cfr. artikel 6, f) AVG) | |
| In uitzonderlijke omstandigheden, het beheer van potentiële geschillen die kunnen voortvloeien uit onze zakelijke relaties | Het gerechtvaardigd belang om de eigen rechten op de best mogelijke wijze te verdedigen (cfr. artikel 6, f) AVG) | |
| Om een derde partij te informeren in de context van een mogelijke fusie met, aankoop van/door of afsplitsing door die derde partij, zelfs wanneer die derde partij zich buiten de EU bevindt | Het gerechtvaardigd belang om vennootschapsrechtelijke transacties op efficiënte wijze te kunnen organiseren als deel van een gewoonlijk aan de transactie voorafgaand due diligence proces (cfr. artikel 6, f) AVG) |
Milcobel zal u voorafgaandelijk informeren indien ze van plan zijn om uw persoonsgegevens te verwerken voor andere doeleinden dan de doeleinden aangegeven in deze privacyverklaring.
Wanneer Milcobel uw Persoonsgegevens verwerkt o.b.v. uw toestemming, het u recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Deze intrekking zal geen effect hebben op de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens, gebaseerd op uw toestemming, voorafgaand aan de intrekking van de toestemming.
Wanneer Milcobel uw Persoonsgegevens verwerkt o.b.v. haar gerechtvaardigd belang, betekent dit Milcobel na afweging van de belangen, heeft vastgesteld dat het geïdentificeerde belang zwaarder doorweegt. Wenst u meer informatie over de afweging van belangen, gelieve rechtstreeks contact op te nemen met privacy@milcobel.com.
Wanneer Milcobel uw Persoonsgegevens verwerkt voor de aangehaalde doeleinden omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die u heeft met Milcobel, kan Milcobel deze diensten voor die doeleinden niet verstrekken, zonder die persoonsgegevens te verwerken.
Bewaring van uw persoonsgegevens
In het algemeen worden uw persoonsgegevens bewaard voor zolang als noodzakelijk voor de uitvoering van bovenvermelde doeleinden. Dat betekent in de meeste gevallen dat uw persoonsgegevens worden bewaard voor de duurtijd van de overeenkomst als klant, leverancier en/of onderaannemer, met een minimum van een periode van 10 jaar (tenzij de wet een kortere termijn zou opleggen voor specifieke gegevens), eventueel verlengd met de termijn van een gerechtelijke procedure.
Delen van uw persoonsgegevens
Met het oog op een kwalitatieve en efficiënte verwerking van persoonsgegevens, kunnen wij overeenkomsten sluiten met derde partijen om de verwerking uit te voeren in onze naam en uitsluitend conform onze instructies. Zo kunnen bijvoorbeeld de gegevens van klanten worden gedeeld met transportondernemingen, belast met de levering van de producten. Dienstverleners waarnaar uw persoonsgegevens worden overgedragen, zijn gebonden door specifieke overeenkomsten en zijn ertoe gehouden om uw persoonsgegevens veilig te bewaren.
Bovendien kunnen wij uw persoonsgegevens in uitvoering van onze wettelijke verplichtingen, delen met de douaneautoriteiten. Geschillen en andere incidenten kunnen er bovendien toe leiden dat uw persoonsgegevens in uitzonderlijke omstandigheden worden gedeeld met de politie en andere gerechtelijke instanties.
In het kader van interne rapportering binnen Milcobel, kunnen uw persoonsgegevens ook worden gedeeld met andere intra-groepsvennootschappen.
Wanneer en in de mate dat Milcobel het voorwerp zou uitmaken van een mogelijke verkoop, kunnen uw persoonsgegevens ook gedeeld worden met potentiële overnemers als deel van een gewoonlijk aan de verkoop voorafgaand due diligence proces.
Grensoverschrijdende doorgifte van persoonsgegevens
Uw Persoonsgegevens zullen alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. Indien dit toch gebeurt, zal Milcobel voldoende veiligheidsmaatrelgeen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd (o.a. via opname van standaardbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens). Wenst u meer informatie over eventuele doorgifte van persoonsgegevens, gelieve rechtstreeks contact op te nemen met privacy@milcobel.com.
Uw rechten
U heeft het recht om inzage te vragen in uw persoonsgegevens en om die te laten verbeteren indien die onjuist zijn. U heeft eveneens het recht om een verzoek in te dienen tot het wissen van uw persoonsgegevens wanneer die niet langer relevant zijn. Ondanks het feit dat u het recht heeft om een verzoek in te dienen om uw persoonsgegevens te laten wissen, is het mogelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens moeten behouden voor de uitvoering van de overeenkomst of omwille van een wettelijke verplichting tot het bijhouden van bepaalde gegevens.
U heeft daarenboven het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens omwille van gerechtvaardigde persoonlijke redenen en om te vragen om de verwerking te beperken in specifieke omstandigheden.
Ten slotte heeft u ook het recht om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (dataportabiliteit).
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht die toestemming op ieder moment in te trekken.
Contactgegevens
Indien u vragen of bedenkingen heeft bij deze privacyverklaring, indien u bedenkingen heeft bij de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierboven toegelicht of indien u uw rechten wenst uit te oefenen zoals hierboven toegelicht, kan u ons contacteren door een e-mail te sturen naar privacy@milcobel.com, dat geldt als enig contactpunt.
Toezichthoudende autoriteit
Noteer ten slotte dat u het recht heeft om een klacht in te dienen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens bij de Belgische toezichthoudende autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Wijzigingen
Wij kunnen de bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Wij zullen elke nieuwe versie aankondigen.
Lijst van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken
- MILCOBEL CV, met zetel te Fabriekstraat 141, 9120 Kallo, België, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0870.019.427;
- Milcobel Dairy NV, met zetel te Fabriekstraat 141, 9120 Kallo, België, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0870.017.447;
- Camal SA, met zetel te Rue Légipont 12/OOOD, 4671 Blégny, België, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0412.859.912;
- Kaasimport Jan Dupont NV, met zetel te Lieven Bauwensstraat 9, 8200 Brugge (Sint Andries), België, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0405.109.216;
- Ysco NV, met zetel te Fabriekstraat 141, 9120 Kallo, België, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0472.336.451;
- Ysco France SAS, met zetel te 53 Avenue de la 2e D.B., 61206 Argentan, Frankrijk, met ondernemingsnummer 43531711000011;
- Cheeseline NV, met zetel te Lieven Bauwensstraat 9, 8200 Brugge (Sint Andries), België, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0441.187.078; en
- Kaasbrik NV, met zetel te Industriepark 1216, 3445 Halen, België, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0423.910.091.